E-Mail Archivierung
Die rechtssichere Speicherung und das Verarbeiten großer Datenmengen ist durch den fortlaufenden Anstieg der Bedeutung elektronischer Korrespondenz und digitaler Dokumente eine Herausforderung. Neben den gesetzlichen Vorgaben nach dem GoDB eine manipulationssichere Speicherung elektronischer Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails und damit die Unveränderbarkeit der Daten zu gewährleisten, stellt der Bedarf an (Mailserver-)Kapazität für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Die Archivierung der E-Mail Korrespondenz entlastet den Server und schafft Platz, gibt Transparenz und verleiht dem Unternehmen Kontrolle über die eigenen Daten, während gleichzeitig die gesetzlichen Ansprüche erfüllt werden.
Eine gesetzeskonforme E-Mail Archivierung ist eine Verpflichtung. Der Mehrwert für Ihr Unternehmen und ihre Mitarbeiter durch die Unterstützung der IT-Abteilung und IT-Sicherheit, die optimierte Revisionssicherheit in der Finanzbuchhaltung oder die leistungsstarke Recherche sind nur einige Vorteile, die ein professionelles E-Mail Archivierungssystem bietet.
Unabhängig davon, ob verschlüsselte oder unverschlüsselte E-Mails mit oder ohne Anhängen, ein- oder ausgehende Post, ob Mailboxen oder Postfächer für Domino / Notes oder Microsoft O365 / Exchange archiviert werden, ob eine laufende oder nachträgliche Archivierung erforderlich ist: Die Wegener IT GmbH und Co. KG berät und stellt die optimale Lösung für Ihr Unternehmen bereit. Gemeinsam mit unseren Kunden implementieren wir Lösungen, die die individuellen Anforderungen eines Unternehmens sowie die technischen und rechtlichen Vorgaben erfüllen.
Ihre Vorteile
- einfache Archivierung bestehender E-Mails
- Mailbox-Archivierung & Journaling
- nachträgliche und laufende Archivierung
- Archivierung aus Domino / Notes und Microsoft / O365
- gesetzeskonforme und revisionssichere Ablage
- Konformität und erhöhte Datensicherheit
- DSGVO und GoDB konform
- übersichtliche, unkomplizierte Bedienung
- optionales Audit über Vier-Augen-Prinzip
- gesteigerte Transparenz in der E-Mail Korrespondenz
- Optimierung der Performance durch Entlastung der Server
E-Mail Archivierungssystem oder Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Ein DMS bildet den Geschäftsprozess ab und archiviert zusammengehörende Daten, Dateien und E-Mails in einem Ordner. Ein DMS ist ein Steuerungswerkzeug der Archivierung zur Bündelung vorgangsbezogener Dokumente. Eine rechtssichere E-Mail Archivierung jedoch umfasst alle Postfächer mit allen relevanten E-Mails und sichert diese im Originalformat in einem unabhängigen Archiv. Ein DMS ist eine komplementäre Erweiterung, die an ein E-Mail Archivierungssystem angebunden werden kann, aber kein Ersatz.
E-Mail Archivierung und Microsoft 365
Das integrierte Archivierungsfunktionalität von E-Mails in cloudbasierten Archiven bei Office 365 / Exchange scheint auf den ersten Blick eine ausreichende Lösung darzustellen. Die Vorteile oder gar die Notwendigkeit, die sich jedoch aus einer unabhängigen E-Mail Archivierungslösung ergeben, umfassen sowohl Themen der Zukunftsfähigkeit, der gesetzlichen Konformität als auch der Unabhängigkeit in der Datenkontrolle:
- Die unabhängige Bestimmung des Speicherorts gewährleistet die Datenhoheit.
- Die Klassifizierung von E-Mails gewährleistet Übersichtlichkeit und Transparenz.
- Die Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet eine manipulationssichere Archivierung.
- Die Festlegung individueller Aufbewahrungszeiten für E-Mail Klassen gewährleistet die Einhaltung der gesetzlichen Archivierungsfristen.
- Eine mailserverunabhängige Archivierung gewährleistet die Langfristigkeit in der Archivierung z. B. durch die problemlose Migration von Mailservern.
- Zugriffsberechtigungen und Nachfolgeregelungen gewährleisten Datenschutz bei Berücksichtigung personeller Änderungen.
- Audit und Logging in Protokollen gewährleisten einen konfigurierbaren Zugriff auf den Datenbestand durch Dritte z. B. im Zuge einer Unternehmensprüfung.