Dokumentenmanagement
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird nicht nur in der Archivierung von Dokumenten und E-Mails eingesetzt, sondern spielt neben Fragen der Compliance vermehrt eine gewichtige Rolle im Ausbau der Digitalisierung, dem Workflow-Management bzw. der Prozessoptimierung.
Die Fachbereiche des Dokumentenmanagements reichen von der E-Mail Archivierung über die Verwaltung elektronischer Akten wie Kunden- oder Projektakten zum Vertrags-, Eingangsrechnungs- oder Human Resources Management. Eine mögliche Einbindung in (teil-)automatisierte Arbeitsschritte bietet zusätzlich effektive und zukunftsgerichtete Werkzeuge zur Bearbeitung von Geschäftsprozessen.
Funktionalität DMS
Erfassen +
Erstellen
Verarbeiten + Bearbeiten
Ablegen + Archivieren
Suchfunktion + Recherchieren
Output + Datenausgabe
Ein DMS ist ein integraler Bestandteil vieler Collaboration- und ECM-Lösungen, das als zentrales Steuerungsinstrument Informationen und Dateien vorgangsbezogen und prozessspezifisch archiviert und verwaltet. Die Einbindung von OCR-Werkzeugen erlaubt durch das Auslesen von Rahmen und Eckdaten die automatisierte Zuordnung von komplexen Dokumenten zum Vorgang bzw. (Unter-)Ordner. Die Übermittlung von Metadaten und die (teil-)automatisierte - auch mehrsprachige - Verschlagwortung machen ein elektronisches Dokumentensystem zum idealen Kernstück der Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens, das nachgelagert bzw. parallel zur E-Mail Archivierung und/oder in Kombination mit einer Workflow Engine skalierbar als auch flexibel erweiterbar und damit zukunftsfähig ist. Neben der Entlastung der Mitarbeiter, der Steigerung der Effektivität und der Kosten- sowie Zeitersparnis leistet das digitale Dokumentenmanagement durch das reduzierte Papieraufkommen auch einen wichtigen Beitrag zu einer nachhaltigen, grünen Unternehmenskultur.
inPoint DMS
"Die einfachste Art mit Dokumenten zu arbeiten."
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E-Mail Archivierung
Gesetzeskonform und revisionssicher. E-Mails, Mailboxen und Journaling.
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Innovation und Fortschritt. Collaboration und Integration.
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