Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird nicht nur in der Archivierung von Dokumenten und E-Mails eingesetzt, sondern spielt neben Fragen der Compliance vermehrt eine gewichtige Rolle im Ausbau der Digitalisierung, dem Workflow-Management bzw. der Prozessoptimierung.

Die Fachbereiche des Dokumentenmanagements reichen von der E-Mail Archivierung über die Verwaltung elektronischer Akten wie Kunden- oder Projektakten zum Vertrags-, Eingangsrechnungs- oder Human Resources Management. Eine mögliche Einbindung in (teil-)automatisierte Arbeitsschritte bietet zusätzlich effektive und zukunftsgerichtete Werkzeuge zur Bearbeitung von Geschäftsprozessen.

Funktionalität DMS

Erfassen +
Erstellen

Verarbeiten + Bearbeiten

Ablegen + Archivieren

Suchfunktion + Recherchieren

Output + Datenausgabe


Ein DMS ist ein integraler Bestandteil vieler Collaboration- und ECM-Lösungen, das als zentrales Steuerungsinstrument Informationen und Dateien vorgangsbezogen und prozessspezifisch archiviert und verwaltet. Die Einbindung von OCR-Werkzeugen erlaubt durch das Auslesen von Rahmen und Eckdaten die automatisierte Zuordnung von komplexen Dokumenten zum Vorgang bzw. (Unter-)Ordner. Die Übermittlung von Metadaten und die (teil-)automatisierte - auch mehrsprachige - Verschlagwortung machen ein elektronisches Dokumentensystem zum idealen Kernstück der Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens, das nachgelagert bzw. parallel zur E-Mail Archivierung und/oder in Kombination mit einer Workflow Engine skalierbar als auch flexibel erweiterbar und damit zukunftsfähig ist. Neben der Entlastung der Mitarbeiter, der Steigerung der Effektivität und der Kosten- sowie Zeitersparnis leistet das digitale Dokumentenmanagement durch das reduzierte Papieraufkommen auch einen wichtigen Beitrag zu einer nachhaltigen, grünen Unternehmenskultur.

Vorteile

  • Freisetzen von Kapazitäten und Humankapital
  • Entlastung der Infrastruktur und des IT-Systems
  • Compliance (gesetzeskonforme Dokumentenverwaltung)
  • Revisionssichere Archivierung von elektronischen Akten & digitalen Dokumenten
  • Ablage + Versionsverwaltung
  • Rechteverwaltung/Zugriffskontrolle + Suchfunktion
  • Einfache Auffindbarkeit von Dokumenten
  • Transparenz & organisatorische Flexibilität

Fachbereiche

  • Vertragsmanagement (mit Erstellung, Editieren, Freigabe und Versionierung)
  • Kundenakte / Projektakte
  • EGR-Management
  • HR-Management – Bewerberworkflow

Einsatzgebiete

  • Digitalisierungsstrategie und Technologisierung
  • Workflow-Management
  • Prozessplanung und -optimierung
  • Change Management
  • Nachhaltige Unternehmensplanung

Integration / Schnittstellen DMS

  • E-Mail Archivierungslösungen
  • BPM-Suite
  • CRM-Systeme
  • ERP-Systeme
  • HRM-Systeme
  • CAD-Programme
  • Marketingprogramme

Je nach DMS-Lösung gibt es verschiednene (Standard-)schnittstellen bzw. sind weiterführende Funktionalitäten wie eine Workflow-Engine bereits vollständig integriert.

Collaboration

  • Konzipierung und Realisierung komplexer Datenlandschaften aus einer Hand
  • Beratung, Lizenzierung, Entwicklung und Betreuung unter einem Dach

Collaboration-Lösungen ermöglichen das Teilen, Weiterverarbeiten und Management von Dokumenten und Daten über Anwendergruppen und Systemgrenzen hinweg.

Automatisierung

Dazu gehört auch die (Teil-)Automatisierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen:
Verknüpfen Sie die Dokumentenmanagement Software mit

  • BPM Workflows,
  • E-Mail Archivierung und
  • Document Capture Software.

Document Capture

Optimierung der digitalen Dokumentenerfassung für digital erstellte und gescannte Dokumente mit:

  • Optical Character Recognition (OCR)
  • Seitentrennung
  • Bildoptimierung
  • Datenextraktion
  • Formularerkennung
  • Dokumentenklassifizierung
  • Metadatenergänzung

inPoint DMS

"Die einfachste Art mit Dokumenten zu arbeiten."

E-Mail Archivierung

Gesetzeskonform und revisionssicher. E-Mails, Mailboxen und Journaling.

Digitalisierung & Automatisierung

Innovation und Fortschritt. Collaboration und Integration.

Workflow & BPM

Geschäftsprozesse digitalisieren und Arbeitsabläufe automatisieren.