Die Fachbereiche des Dokumentenmanagements reichen von der E-Mail Archivierung über die Verwaltung elektronischer Akten wie Kunden- oder Projektakten zum Vertrags-, Eingangsrechnungs- oder Human Resources Management. Eine mögliche Einbindung in (teil-)automatisierte Arbeitsschritte bietet zusätzlich effektive und zukunftsgerichtete Werkzeuge zur Bearbeitung von Geschäftsprozessen.

Ein DMS ist ein integraler Bestandteil vieler Collaboration- und ECM-Lösungen, das als zentrales Steuerungsinstrument Informationen und Dateien vorgangsbezogen und prozessspezifisch archiviert und verwaltet. Die Einbindung von OCR-Werkzeugen erlaubt durch das Auslesen von Rahmen und Eckdaten die automatisierte Zuordnung von komplexen Dokumenten zum Vorgang bzw. (Unter-)Ordner. Die Übermittlung von Metadaten und die (teil-)automatisierte - auch mehrsprachige - Verschlagwortung machen ein elektronisches Dokumentensystem zum idealen Kernstück der Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens, das nachgelagert bzw. parallel zur E-Mail Archivierung und/oder in Kombination mit einer Workflow Engine skalierbar als auch flexibel erweiterbar und damit zukunftsfähig ist. Neben der Entlastung der Mitarbeiter, der Steigerung der Effektivität und der Kosten- sowie Zeitersparnis leistet das digitale Dokumentenmanagement durch das reduzierte Papieraufkommen auch einen wichtigen Beitrag zu einer nachhaltigen, grünen Unternehmenskultur.