Eingangsrechnung

Eingangsrechnung

Standardisierte Module zur Rechnungsakte bzw. Eingangsrechnungen stehen zur Verfügung. Diese können kundenindividuell ausgebaut und modifiziert werden.

Eine Rechnungsakte kann über eine manuelle Ablage (z.B. via Drag & Drop) befüllt und verschlagwortet (z. B. Auftragsnummer) werden oder wie im Falle von Eingangsrechnungen verschiedene Möglichkeiten der automatisierten Verarbeitung (u. a. Klassifizierung, Auslesen Metadaten, ggf. Prüfprozess) zur Verfügung stehen.

Für die Prüfung von Dokumenten wie Rechnungen kann eine digitale Signaturlösung eingebunden werden.

Verarbeitung von Eingangsrechnungen


Per Mail:

  • zentrales Postfach pro Mandant
  • pro Rechnung ein Mail
  • Übermittlung der Rechnung als PDF und der Anhänge als ZIP

Belegeingang + Erfassung

Übergabe an Document Capture / OCR Software

Physikalische Rechnung:

  • Erfassung per MFP und Versand an zentrales Mandantenpostfach
  • Erfassung per Scan / Document Capture Software

Extrahieren + Daten auslesen

Gesetzeskonformes Ermitteln der Angaben wie

  • Rechnungskopf mit Kreditor, Rechnungsdatum, Gesamtsumme
  • Rechnunspositionen

Validieren + Datenabgleich

  • Erste Prüfung mit Abgleich von Daten - auch per DATEV Schnittstelle möglich
  • Gültigkeit, Bestellnummer abrufen
  • Stammdatenvalidierung (z.B. UST Identnummer)

Ablage + Archivierung

  • Erzeugen einer XML Datei und Übergabe der Daten an DMS via Schnittstelle ERP System
  • bei der Übergabe an das ERP kann die DMS URI mit übergeben werden für einen direkten Dokumentenaufruf aus dem ERP

Vorbuchung

  • Vorerfassung und Zuordnung im ERP System

Prüfung + Freigabe

Per Workflow

  • Automatisierte Prüfung nach Vorgaben wie Abgleich mit Bestellung, Vollständigkeit, Preisänderungen, bereits geleistete Teilzahlungen, etc.
  • Weitergabe an Mitarbeiter zu Genehmigung bzw. Zahlungsfreigabe

Buchung

  • Buchung im ERP System
  • Buchung im FIBU System

Vereinzelte Rechnungen können nicht automatisch zugeordnet oder geprüft werden. Diese stehen zur manuellen Bearbeitung bereit und werden anschließend gebucht.