Eingangsrechnung

Eingangsrechnung

Standardisierte Module zur Rechnungsakte bzw. Eingangsrechnungen stehen zur Verfügung. Diese können kundenindividuell ausgebaut und modifiziert werden.

Eine Rechnungsakte kann über eine manuelle Ablage (z.B. via Drag & Drop) befüllt und verschlagwortet (z. B. Auftragsnummer) werden oder wie im Falle von Eingangsrechnungen verschiedene Möglichkeiten der automatisierten Verarbeitung (u. a. Klassifizierung, Auslesen Metadaten, ggf. Prüfprozess) zur Verfügung stehen.

Für die Prüfung von Dokumenten wie Rechnungen kann eine digitale Signaturlösung eingebunden werden.


Verarbeitung von Eingangsrechnungen

 
Schritt 1

Belegeingang + Erfassung

Per E-Mail

  • zentrales Postfach pro Mandant
  • pro Rechnung ein Mail
  • Übermittlung der Rechnung als PDF und der Anhänge als ZIP

Optional

Übergabe an Document Capture / OCR Software: Datenextraktion, Formularerkennung, Dokumentenklassifizierung, Metadatenergänzung

Physikalische Rechnung

  • Erfassung per MFP und Versand an zentrales Mandantenpostfach
  • Erfassung per Scan / Document Capture Software

Schritt 2

Extrahieren + Daten auslesen

Gesetzeskonformes Ermitteln der Angaben

  • Rechnungskopf mit Kreditor
  • Rechnungsdatum
  • Gesamtsumme uvm.

Schritt 3

Validieren + Daten abgleichen

Erste Prüfung mit Datenabgleich

  • Gültigkeit, Bestellnummer abrufen
  • Stammdatenvalidierung (z.B. UST Identnummer)
  •  
    auch per DATEV Schnittstelle möglich

Schritt 4

Ablage + Archivierung

  •  
    Erzeugen einer XML Datei und Übergabe der Daten an DMS via Schnittstelle ERP System
  •  
    Mögliche Übergabe der DMS URI an das ERP für einen direkten Dokumentenaufruf

Schritt 5

Vorbuchung

Vorerfassung und Zuordnung im ERP System

Schritt 6

Prüfung + Freigabe

Per Workflow

  • Automatisierte Prüfung nach Vorgaben wie Abgleich mit Bestellung, Vollständigkeit, Preisänderungen, bereits geleistete Teilzahlungen, etc.
  • Weitergabe an Mitarbeiter zu Genehmigung bzw. Zahlungsfreigabe

 

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Schritt 7

Buchung

  • Buchung im ERP System
  • Buchung im FIBU System

Vereinzelte Rechnungen können nicht automatisch zugeordnet oder geprüft werden. Diese stehen zur manuellen Bearbeitung bereit und werden anschließend gebucht.