Eingangsrechnung

Standardisierte Module zur Rechnungsakte bzw. Eingangsrechnungen stehen zur Verfügung. Diese können kundenindividuell ausgebaut und modifiziert werden.

Eine Rechnungsakte kann über eine manuelle Ablage (z.B. via Drag & Drop) befüllt und verschlagwortet (z. B. Auftragsnummer) werden oder wie im Falle von Eingangsrechnungen verschiedene Möglichkeiten der automatisierten Verarbeitung (u. a. Klassifizierung, Auslesen Metadaten, ggf. Prüfprozess) zur Verfügung stehen.

Für die Prüfung von Dokumenten wie Rechnungen kann eine digitale Signaturlösung eingebunden werden.

Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Schritt 1

Belegeingang + Erfassung

Per E-Mail

zentrales Postfach pro Mandant
pro Rechnung ein Mail
Übermittlung der Rechnung als PDF und der Anhänge als ZIP

Optional

Übergabe an Document Capture / OCR Software: Datenextraktion, Formularerkennung, Dokumentenklassifizierung, Metadatenergänzung

Physikalische Rechnung

Erfassung per MFP und Versand an zentrales Mandantenpostfach
Erfassung per Scan / Document Capture Software

Schritt 2

Extrahieren + Daten auslesen

Gesetzeskonformes Ermitteln der Angaben

Rechnungskopf mit Kreditor
Rechnungsdatum
Gesamtsumme uvm.

Schritt 3

Validieren + Daten abgleichen

Erste Prüfung mit Datenabgleich

Gültigkeit, Bestellnummer abrufen
Stammdatenvalidierung (z.B. UST Identnummer)
auch per DATEV Schnittstelle möglich

Schritt 4

Ablage + Archivierung

Erzeugen einer XML Datei und Übergabe der Daten an DMS via Schnittstelle ERP System
Mögliche Übergabe der DMS URI an das ERP für einen direkten Dokumentenaufruf

Schritt 5

Vorbuchung

Vorerfassung und Zuordnung im ERP System

Schritt 6

Prüfung + Freigabe

Per Workflow

Automatisierte Prüfung nach Vorgaben wie Abgleich mit Bestellung, Vollständigkeit, Preisänderungen, bereits geleistete Teilzahlungen, etc.
Weitergabe an Mitarbeiter zu Genehmigung bzw. Zahlungsfreigabe

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Schritt 7

Buchung

Buchung im ERP System
Buchung im FIBU System

Vereinzelte Rechnungen können nicht automatisch zugeordnet oder geprüft werden. Diese stehen zur manuellen Bearbeitung bereit und werden anschließend gebucht.